Outlook vs Gmail: Apa layanan email terbaik untuk bisnis Anda?

Ketika datang ke layanan email, Microsoft Outlook dan Google Gmail adalah dua yang paling populer di pasaran saat ini dan sering kali sangat direkomendasikan untuk keperluan bisnis dan pribadi.

Meskipun mereka menawarkan fungsionalitas yang serupa, keduanya memiliki promotor dan pencela mereka. Di sini kami memeriksa beberapa faktor penentu penting antara Outlook dan Gmail untuk membantu Anda memilih layanan email terbaik untuk bisnis Anda.

Perlu dicatat bahwa kita melihat Outlook sebagai bagian dari cloud suite Microsoft Office 365 daripada sebagai produk Exchange mandiri, dan melihat Gmail sebagai bagian dari rangkaian perangkat lunak bisnis G Suite yang lebih luas.

Pengalaman pengguna

Outlook dan Gmail keduanya menyediakan antarmuka pengguna yang sederhana, dengan desain unik yang membuat kedua layanan email mudah dinavigasi.

Pada tahun 2018, Microsoft meluncurkan fitur Pita Sederhana baru yang dirancang untuk menyelaraskan lebih baik dengan perangkat lunak Office lainnya dan untuk mengurangi kekacauan di bagian atas kotak masuk Anda untuk kesederhanaan yang lebih besar. Pengguna dapat mempersonalisasi atau menghapus perintah yang sesuai dengan gaya dan kebutuhan kerja masing-masing.

Ini juga menampilkan beberapa pembaruan pada https://net303.biz daftar pesan inbox, sehingga pengguna dapat mengidentifikasi pesan-pesan penting. Ini termasuk pesan tebal dan ditandai untuk penanda visual yang jelas.

Secara tradisional, panel baca Outlook dimatikan secara default, tetapi pengguna dapat mengaktifkannya sesuai keinginan. Panel folder juga diperbarui untuk menampilkan favorit, folder pribadi dan ikon grup.

Secara keseluruhan, pengalaman pengguna Outlook untuk Windows sekarang lebih mudah dinavigasi dan menyesuaikan dengan kebutuhan individu.

Gmail selalu membanggakan diri karena menyediakan tampilan kotak masuk yang bersih dan sederhana dan telah lama menawarkan fitur yang dapat disesuaikan.

Fitur utama yang cenderung menarik minat pengguna adalah tampilan percakapan email, yang membuat pengiriman pesan lebih cepat dan mudah.

Gmail juga menyertakan filter dan label untuk manajemen email, dengan kemampuan untuk memfilter pesan dalam grup ‘dari,’ hingga ’, dan apakah pesan ada dengan atau tanpa lampiran.

Pembaruan terbarunya pada tahun 2018 menghadirkan antarmuka pengguna yang baru dengan kalender dan tugas yang tertanam di dalam kotak masuk dan fitur-fitur baru untuk menunda email, pengingat push, menggunakan respons otomatis dan fungsionalitas offline yang lebih baik. Gmail juga semakin berupaya memanfaatkan keahlian pembelajaran mesin di Google untuk menjadikan email ‘lebih pintar’, misalnya dengan opsi memesan email.

Penyimpanan

Microsoft dan Google sama-sama menawarkan 15GB penyimpanan gratis untuk layanan email mereka. Namun, penawaran penyimpanan Gmail tersebar di Google Drive dan Foto Google juga, yang berarti itu akan sedikit lebih tipis. Namun tidak mungkin pengguna bisnis mana pun akan memilih layanan gratis.

Google menawarkan penyimpanan cloud tanpa batas pada rencana bisnis dan perusahaannya, atau hingga 1TB untuk bisnis dengan pengguna kurang dari lima.

Microsoft secara tradisional tidak jelas tentang ruang penyimpanan yang disediakan pengguna, namun, selama bertahun-tahun sejak itu telah dikonfirmasi bahwa ia memberikan 15GB penyimpanan email per akun Outlook, yang dapat ditingkatkan dengan menggunakan layanan berbayar.

Pelanggan bisnis Microsoft Office 365 diberi ruang kotak surat 50-100GB, tergantung pada paket mana mereka, dan 1TB total penyimpanan sebagai standar.

Integrasi dan add-on

Baik Gmail dan Outlook datang sebagai bagian dari rangkaian kantor yang lebih luas, penyimpanan file perumahan, pengolah kata, spreadsheet, dan alat presentasi.

Pengguna Google Docs, Sheets, dan Slide dapat mengundang orang lain untuk mengedit dokumen dan berkolaborasi dalam waktu nyata, baik menyarankan pengeditan, membuat perubahan yang terlacak atau meninjau riwayat pengeditan penuh dokumen.

Plus, dengan Gmail, Anda akan dapat membuka lampiran email dan itu akan diluncurkan dalam integrasi yang relevan, siap untuk Anda tinjau, edit, dan sebagainya.

Demikian pula, Outlook juga menawarkan akses mudah ke Word, Excel, PowerPoint dan OneNote dari klien email.

Keduanya dilengkapi dengan kalender dan kontak terintegrasi yang mulus, serta penjadwalan email, filter, bendera, dan pencarian cerdas. Outlook juga menampung berbagai add-on yang baik (atau add-in sebagaimana Microsoft menyebutnya), termasuk platform pembayaran online seperti PayPal, dan add-on lainnya seperti GitHub, Twitter, dan Trello.

Ukuran email

Biasanya pengguna bisnis dapat melampaui batas ukuran file default jika server email mengizinkannya. Ini termasuk kompresi file atau menyimpan file ke layanan penyimpanan cloud seperti OneDrive, Dropbox, iCloud atau Google Drive dan berbagi tautan.

Batas ukuran file maksimum yang dinyatakan untuk lampiran email di Outlook adalah 20MB untuk email bisnis.

Gmail menawarkan batas ukuran hingga 25MB, dan jika lampiran melewati batas ini maka Gmail secara otomatis menambahkan tautan Google Drive agar penerima dapat membuka.

Konferensi video

Kedua klien menawarkan kemampuan konferensi video yang solid. Google Hangouts sangat intuitif dan kemampuan rapatnya ramping dan mudah digunakan. Pengguna Microsoft juga dapat mengintegrasikan Skype untuk bisnis dengan klien dan konferensi email mereka melalui antarmuka yang terkenal.

Pengguna Bisnis Gmail dapat membuat konferensi video Hangouts dengan hingga 25 peserta, atau hingga 50 untuk pengguna perusahaan Gmail. Pengguna Outlook akan mendapatkan akses ke Skype sebagai standar, dan mereka yang berlangganan paket Premium bisnis Office 365 juga akan mendapatkan akses ke Tim Microsoft, di mana mereka dapat membuat konferensi video hingga 250 orang (walaupun, tentu saja, tidak semua layar video akan menjadi dapat menunjukkan pada saat yang sama).

Baik Outlook maupun Gmail memudahkan mengirim permintaan konferensi video, apakah itu melalui Hangouts atau Tim, melalui email. Yang harus dilakukan penerima adalah mengklik tautan dan ikuti instruksi, biasanya hanya beberapa menit.

Keamanan

Ada beberapa perbedaan antara fitur keamanan Outlook dan Gmail. Keduanya menyediakan otentikasi dua langkah dan filter spam bertenaga AI.

Anda juga akan melihat bahwa keduanya menawarkan opsi pengirim ‘terverifikasi’, untuk memastikan hanya alamat tepercaya yang dapat menghubungi Anda.

Menariknya, Google telah bekerja dengan algoritma pembelajaran mesin untuk mengurangi jumlah serangan phishing yang diterima penggunanya. Sekarang akan melabeli email dengan sistem peringatan kode warna. Jika sebuah pesan dianggap berbahaya, itu ditandai dengan warna merah, sedangkan risiko yang lebih kecil ditandai dengan warna kuning.

Seperti halnya dengan sebagian besar masalah keamanan, ancaman terbesar terhadap bisnis adalah orang-orangnya, jadi akal sehat dan praktik pelatihan yang baik harus selalu diterapkan.

Gmail merayakan ulang tahunnya yang ke 15 pada awal April dan telah merilis tiga pembaruan baru sebagai sarana perayaan. Gmail telah lama menjadi pelopor inovasi email dan pembaruan yang baru dirilis ini memberi penghormatan kepada hal itu.

Pertama, Gmail telah meluncurkan fitur Smart Compose ke perangkat Android dan menambahkan empat bahasa baru ke fungsionalitas, yang memungkinkan pengguna untuk meningkatkan produktivitas mereka saat bepergian – versi iOS dari Smart Compose akan diluncurkan akhir tahun ini.

Selain membuat fitur ponsel ini, Smart Compose sekarang dapat menyarankan baris subjek dan menyesuaikan saran otomatisnya dengan cara Anda menulis secara alami.

Fitur baru lainnya dari Gmail adalah opsi ‘jadwal pengiriman’, yang memungkinkan pengguna untuk menulis email di titik mana pun di siang hari dan kemudian memilih waktu yang diinginkan untuk respons yang akan dikirim – yaitu selama jam kerja klien yang beroperasi di sebuah zona waktu yang berbeda. Gmail mengklaim bahwa fungsi ini telah dirancang untuk ‘mempermudah penghormatan terhadap kesejahteraan digital semua orang.’

Akhirnya, mereka telah meningkatkan fungsionalitas integrasi di dalam tubuh email. Pengguna sekarang dapat menanggapi utas komentar di Google Documents, menjadwalkan rapat, atau mengisi kuesioner tanpa harus meninggalkan kotak masuk mereka.

Pandangan

Outlook mungkin tidak merayakan ulang tahun yang signifikan tahun ini, tetapi itu tidak menghentikan Microsoft untuk memperkenalkan beberapa fitur baru sendiri ke Outlook 2019. Sebagian besar pembaruan berkisar pada membuat kotak masuk Anda kurang berantakan; ada beberapa fitur penting dalam daftar.

Dalam hal meningkatkan produktivitas, fitur Outlook ‘mendengarkan email Anda’ telah dirancang untuk membantu pengguna tetap mengetahui email-email mereka sementara tetap fokus pada tugas yang sedang mereka lakukan.

Fitur ini tidak hanya akan membantu meningkatkan aksesibilitas kotak masuk dari setiap pengguna yang mungkin menderita gangguan penglihatan, Pemeriksa Aksesibilitas Outlook mengambil beberapa langkah lebih jauh. Ini memungkinkan pengguna untuk memeriksa email dan lampiran sebelum mereka mengirimnya untuk memastikan mereka mudah dibaca dan diedit oleh semua orang.

Selain itu, opsi untuk menambahkan hingga tiga zona waktu ke kalender Outlook Anda akan membantu pengguna dengan kolega internasional untuk meningkatkan cara mereka menjadwalkan pertemuan, seperti juga kemampuan yang baru ditemukan bagi penyelenggara non-pertemuan untuk melihat siapa yang telah menerima dan menolak undangan kalender.